Come ridurre i costi del tuo parco stampanti e scanner aziendale

Ottimizza il tuo parco stampanti con Rossetto

In un’epoca in cui i processi di servitizzazione sono diventati il nuovo modello di business delle imprese più innovative, Rossetto dedica un approfondimento al suo approccio strategico basato da sempre sulla consulenza. Una metodologia che si concretizza nell’offerta di un supporto che va ben oltre la semplice fornitura di un prodotto ma che ha un chiaro obiettivo: entrare nell’azienda, arricchire l’organizzazione e ottimizzare la struttura e le risorse attraverso servizi e prodotti su misura, nell’ottica del miglioramento del benessere di lavoratori e ambiente.

Ma vediamo come viene applicato concretamente l’approccio strategico di Rossetto nell’ambito della gestione del parco stampanti e scanner aziendale.

SAI QUANTO COSTA ALLA TUA AZIENDA STAMPARE UNA PAGINA ?

La produzione di documenti è, erroneamente, uno degli aspetti più sottovalutati negli uffici e nelle aziende. Ti sei mai chiesto come incide la collocazione delle stampanti in ufficio? E quanto costi stampare un documento o se c’è qualcuno che si occupa delle code di stampa? Spesso mancano figure dedicate, tempo da investire e competenze relative a monitoraggio e ottimizzazione degli ambienti di stampa, portando a un inevitabile incremento di spese e sprechi. Ad esempio, sapevi che i costi per la gestione dei processi di stampa possono raggiungere fino al 3% dei ricavi? Come intervenire?

Scegliendo un partner che entri in azienda, studi i flussi, i macchinari già presenti e rediga un piano di ottimizzazione dell’ambiente di stampa e di gestione e digitalizzazione dei documenti che porti a risultati concreti.

Rossetto, con il suo metodo, diventa il riferimento per le imprese che vogliono potenziare il proprio parco stampanti e scanner sotto il profilo di produttività, efficienza, risparmio e rispetto dell’ambiente. Ma entriamo nelle fasi del metodo, applicato alle multifunzioni aziendali, e capiamo perché un’azienda dovrebbe applicarlo alla propria realtà.

1. ANALISI DEL PARCO STAMPANTI ESISTENTE

In questa prima fase l’obiettivo è studiare i flussi relativi ai processi di stampa dell’impresa, restituendo una fotografia approfondita della situazione attuale. Gli specialisti Rossetto dopo un sopralluogo in azienda analizzano e registrano nel dettaglio tutte le informazioni utili su stampanti presenti: la collocazione, la tipologia di modelli, le condizioni di utilizzo, l’esperienza di gestione e fruizione degli utilizzatori mediante delle interviste e infine i costi di acquisto e di mantenimento di ogni singolo dispositivo sia esso di proprietà, o a noleggio. 

2. INDIVIDUAZIONE PUNTI DI FORZA E DI DEBOLEZZA DEI DISPOSITIVI E DELLE MODALITÀ DI UTILIZZO

Grazie all’analisi e allo studio del materiale raccolto nella prima fase, vengono mappati graficamente i dispositivi presenti in azienda ed evidenziati i punti di forza e di debolezza di ciascuno. A questo punto, prima di procedere con la terza fase, vengono ascoltate anche tutte le esigenze da parte di utilizzatori e responsabili di funzione in merito a possibili implementazioni e migliorie che potrebbero aiutare in modo significativo l’attività e il controllo del parco stampanti. Si conclude così la prima parte dello screening che viene già condiviso con il cliente per permettergli di avere una chiara e reale percezione non solo delle caratteristiche del suo parco stampanti ma anche dei costi che sta sostenendo per farlo funzionare.

3. PROGETTAZIONE DEL PARCO STAMPANTI SU MISURA

Tutte le informazioni raccolte nella fasi precedenti vengono analizzate e messe in correlazione per definire la soluzione migliore. L’intera infrastruttura del cliente viene esaminata e discussa dagli specialisti Rossetto sulla base di fabbisogni, necessità e desideri individuati, correlandoli alla struttura e agli spazi esistenti. Se necessario, vengono poi proposte migliorie in termini di funzionalità, efficienza e razionalità.

Ad esempio, in questa fase potrebbe emergere che è più conveniente avere delle apparecchiature dipartimentali, condivise tra più utenti. O, al contrario, potrebbe risultare preferibile dotare ogni utente di una stampante ad uso personale, azione possibile grazie alle stampanti green di Rossetto che possono essere posizionate anche vicino all’utente senza creare alcun danno alla salute. Si tratta di un vero e proprio tavolo di lavoro condiviso dove vengono proposte varie opzioni, come la sostituzione di alcuni dispositivi con modelli più efficienti o l’implementazione di software di print management che aiutino l’azienda ad avere un puntuale controllo e monitoraggio sull’intero parco stampanti. 

4. PRESENTAZIONE DEL NUOVO PARCO AZIENDALE DELLE STAMPANTI E SCANNER

Nel quarto step viene presentato il nuovo progetto tecnico e logico per il nuovo parco stampanti e scanner, indicando nel dettaglio:

  • le prestazioni tecniche delle soluzioni proposte

  • i risparmi energetici ed economici che si raggiungono con le nuove soluzioni

  • la nuova collocazione, su piantina grafica, che avranno i dispositivi di stampa

  • l’implementazione degli strumenti software per il controllo del comportamento degli utenti

  • soluzioni di gestione semplificata e digitale dei documenti

  • il calcolo del valore dell’attuale parco macchine che andrà sostituito con il nuovo assetto

  • la personalizzazione dei costi di stampa in base alla reale copertura della pagina: infatti una pagina intera a colori ha un costo ben diverso da una pagina con qualche linea a colori 

 5. ATTIVAZIONE E SUPPORTO NUOVO PARCO STAMPANTI

Il supporto di Rossetto non si conclude con la consulenza e la definizione della soluzione ma prosegue concretamente anche nelle fasi di attuazione pratica della nuova soluzione. Infatti una volta formalizzato il contratto, gli specialisti di Rossetto si occupano anche di: 

  • ritirare e sostituire le apparecchiature in essere dal cliente 

  • consegnare, installare e configurare le nuove soluzioni di stampa 

  • formare gli utenti all’uso dei nuovi dispositivi 

  • in caso di noleggio, offrire assistenza e manutenzione durante tutto il periodo.

I VANTAGGI DELLA CONSULENZA STRATEGICA DI ROSSETTO

I benefici di scegliere un consulente che analizza, riorganizza strategicamente e ottimizza il  parco stampanti e scanner aziendale sono numerosi:

  • riduzione dei costi di stampa fino al 45%

  • ottimizzazione flussi e risorse

  • aumento della produttività

  • supporto nel processo di digitalizzazione dei documenti

  • incremento della sicurezza grazie alla gestione e controllo costante di hardware e software di stampa

  • riduzione fino al 60% delle emissione di CO2 nell’ambiente e supporto concreto alla riforestazione grazie al programma green di Rossetto

  • modalità di contratto semplici, senza intermediari finanziari 

In questo focus viene spiegato uno dei campi di applicazione del servizio di progettazione strategica degli ambienti di lavoro proposto da Rossetto.

Si tratta di un approccio che fa parte da sempre della filosofia dell’azienda che si propone come un partner esperto e di fiducia capace di ottimizzare l’esistente ed essere una guida per un futuro produttivo e virtuoso. 

Qui puoi contattare gli specialisti Rossetto per un appuntamento senza impegno.