Distruzione documenti cartacei: come attenersi agli obblighi di legge

Nonostante la trasformazione digitale stia portando numerose realtà verso una gestione documentale sempre più snella e agile, molte organizzazioni continuano a dover gestire ingenti volumi di documenti cartacei.

Tra questi, libri contabili, note spese, contrattualistica e comunicazioni contenenti dati personali e riservati che impongono una distruzione a norma di legge.

Sapevi che il trattamento dei dati personali è considerato dalla giurisprudenza un'attività pericolosa ai sensi dell'articolo 2050 del Codice Civile? E che le aziende che usano modalità di distruzione non a norma possono incorrere in una multa fino a 20 milioni di euro?

Normativa sulla distruzione dei documenti cartacei

Gli obblighi introdotti dal GDPR

Il 25 maggio 2018 è entrata in vigore la normativa GDPR (General Data Protection Regulation) che ha imposto standard ancora più stringenti rispetto a quelli richiesti dalla Legge sulla privacy 193/2003.

Ad esempio, tra i documenti considerati “a rischio” che devono essere distrutti seguendo specifici criteri:

• registri clienti

• informazioni confidenziali

• contratti di fornitura di beni o servizi

• registrazioni di pagamento

La distruzione conforme dei documenti cartacei assicura che i dati personali o sensibili non siano esposti a rischi di violazione. Per questo le aziende devono adottare politiche di conservazione documentale che definiscono i tempi e le modalità di distruzione di questi documenti.

ISO/IEC 21964 (DIN 66399)

Parallelamente al GDPR è stata introdotta anche la norma ISO/IEC 21964 (DIN 66399) “Tecnologia per ufficio e dati – Distruzione di supporti dati”. Una normativa tecnica che classifica la sicurezza dei supporti di informazione, stabilendo anche i requisiti per le macchine e i processi di distruzione dei documenti.

In questo panorama normativo è essenziale scegliere dei distruggi documenti che rispettino gli obblighi di legge sulla distruzione di documenti personali e riservati. A tutela delle persone ad essi associati e dell’azienda.

Macchina distruggi documenti: 3 regole per scegliere una distruzione a norma

Quando si tratta di scegliere la macchina trita documenti è essenziale considerare tre elementi chiave: il livello di riservatezza dei dati da distruggere, la quantità di documenti prodotti ogni giorno in azienda e la tipologia di supporti da eliminare.

1. Scegliere il distruggi documenti professionale in base ai 7 livelli di sicurezza dei documenti

Ogni distruggi documenti fa riferimento allo specifico livello di sicurezza relativo alla natura dei dati contenuti in un documento o supporto. Quando devi scegliere un dispositivo per una distruzione certificata troverai sempre un numero associato alla lettera P che indica il grado di sicurezza che garantisce il trita documenti. Una regola semplice da ricordare è che più alto è il numero vicino alla lettera P e più piccoli devono essere i frammenti ottenuti dal distruggi documenti. Infatti minore è la dimensione dei frammenti e maggiore è il livello di sicurezza garantito dalla distruzione.

Ma come capire quale trita documenti professionale scegliere per la tua azienda in base alla natura dei documenti? Gli specialisti Rossetto forniscono alcuni consigli utili.

Livello P1: Cataloghi, brochure e documenti generali

Il livello P1 è indicato per documenti che non contengono dati sensibili. Generalmente un A4 viene distrutto in circa 17 strisce con una larghezza massima di 12 millimetri. Un tipo di frammentazione che permette una facile ricomposizione del foglio, considerata la natura non sensibile dei dati in esso contenuti.

Livello P2: Documenti interni non riservati come vecchie direttive, informative, linee guida aziendali

Il livello P2 è adatto alla distruzione di documenti interni non contenenti informazioni riservate o sensibili. In questo caso, la distruzione prevede una frammentazione maggiore, con una larghezza delle strisce di circa 6 millimetri. Questo grado di frammentazione rende leggermente più complessa la ricomposizione rispetto al livello P1, pur non essendo destinato a documenti di natura critica. La procedura mira a garantire un adeguato livello di sicurezza per documenti che, sebbene non contengano dati sensibili, sono comunque interni all'organizzazione.

Livello P3: Documenti riservati, confidenziali e personali come analisi fatturati, offerte intestate

Per distruggere documenti cartacei che contengono informazioni riservate, si raccomanda il livello P3. Questo livello prevede la suddivisione di un foglio A4 in circa 200 pezzi, con dimensioni massime di 2 millimetri in larghezza. Questo processo di distruzione assicura che la ricomposizione dei documenti sia estremamente difficile, offrendo una buona protezione delle informazioni riservate contenute nei documenti.

Livello P4: Documenti altamente riservati come bilanci, buste paga, dati del personale, contratti di lavoro

Il livello P4 è destinato alla distruzione di documenti altamente riservati, assicurando un elevato grado di sicurezza. I documenti vengono frammentati in particelle fino a raggiungere circa 400 pezzi per foglio A4. Questo metodo di frammentazione rende praticamente impossibile la ricomposizione dei documenti, proteggendo efficacemente le informazioni altamente sensibili da possibili tentativi di recupero.

Livello P5: Documenti segreti come referti medici, brevetti, progetti

Per la distruzione di documenti di estrema importanza e classificati come segreti, il livello P5 offre la massima sicurezza. In questo caso, un foglio A4 viene ridotto in micro-frammenti, superando i 2.000 pezzi. La frammentazione a questo livello di sicurezza impedisce qualsiasi tentativo di ricostruzione, garantendo la massima protezione delle informazioni più sensibili e critiche.

Livello P6 e P7: Informazioni Top Secret e informazioni di sicurezza nazionali

I livelli P6 e P7 rappresentano la soluzione per la distruzione di documenti contenenti informazioni classificate come Top Secret e di Sicurezza Nazionale. Questo livello prevede una frammentazione estrema, riducendo un foglio A4 in rispettivamente 6.000 o 15.000 particelle. La distruzione di documenti a questo livello di sicurezza è progettata per prevenire completamente qualsiasi forma di ricostruzione o recupero dei dati, offrendo la massima tutela.

2. Quantità di documenti da distruggere

La quantità giornaliera di documenti da distruggere influisce sulla scelta del modello di distruggi documenti.

• Fino a 10/12 fogli per volta (carta da 80gr): la scelta più idonea è distruggi documenti per piccoli uffici;

• Fino a 18/20 fogli per volta (carta da 80gr): distruggi documenti per medi uffici;

• Oltre i 20 fogli per volta (carta da 80gr): distruggi documenti professionale grandi volumi.

Un altro elemento utile da considerare è la capacità del cestino: negli ambienti di lavoro dove occorre smaltire una grande quantità di documenti in tempi ristretti è bene prediligere dispositivi con cestino dai 40-50 litri in su.

3. Tipologia di Supporti

Non tutti i distruggi documenti sono adatti alla distruzione di materiali diversi dalla carta. Se l'esigenza è quella di distruggere anche graffette, carte di credito o CD, è fondamentale selezionare un modello che sia in grado di gestire questi supporti senza subire danni o riduzioni di efficienza. Nella proposta di Rossetto puoi trovare dispositivi che si occupano della distruzione sia di carta che degli altri supporti che possono contenere dati sensibili.

Noleggio Distruggi Documenti o Acquisto?

La decisione tra noleggio e acquisto di un distruggi documenti dipende da vari fattori, inclusi il volume di documenti da distruggere, la frequenza di utilizzo e il budget disponibile. Generalmente Rossetto suggerisce alle aziende il noleggio delle macchine distruggi documenti e dei dispositivi aziendali perché comporta numerosi vantaggi:

Risparmio sui costi iniziali

Il noleggio permette alle aziende di evitare l’esborso iniziale per l’acquisto, trasformando la rata del noleggio in una spesa operativa più gestibile, oltre a essere detraibile al 100%.

Flessibilità nel tempo sui volumi di distruzione

Le esigenze di un'azienda possono cambiare nel tempo, inclusa la quantità di materiale da distruggere. Noleggiare un distruggi documenti consente di adeguarsi facilmente a questi cambiamenti imprevedibili, scegliendo dispositivi più o meno potenti a seconda del volume di documentazione.

Manutenzione e assistenza sempre incluse nel noleggio

La manutenzione dei distruggi documenti può essere complessa e costosa. I contratti di noleggio spesso includono servizi di manutenzione e assistenza, eliminando le preoccupazioni legate a guasti o malfunzionamenti.

Nessuna obsolescenza del distruggi documenti

La tecnologia di dispositivi come i distruggi documenti è in continua evoluzione. Con il noleggio, le aziende possono accedere più facilmente a modelli più recenti e performanti senza dover acquistare nuovamente l'equipaggiamento.

Rispetto delle normative

Le leggi sulla privacy e sulla gestione dei dati richiedono spesso la distruzione sicura delle informazioni sensibili. Utilizzare un distruggi documenti adeguato assicura sicurezza migliorata e rispetto delle normative: i distruggi documenti professionali sono progettati per distruggere i documenti in modo che l'azienda rispetti queste normative, eliminando il rischio di sanzioni.

Gli specialisti Rossetto possono guidarti nella scelta del migliore distruggi documenti, in termini di efficienza, sicurezza e sostenibilità. E se oltre ai distruggi documenti stai pensando di rinnovare il tuo parco device aziendale, puoi contattarci per richiedere una consulenza gratuita volta a identificare come ridurre i costi, l’impatto ambientale e migliorare l’efficienza di PC, stampanti, distruggi documenti, purificatori d’aria, lavagne interattive e in generale del tuo ambiente di lavoro.